El 6 de agosto de 2003 se inauguro el edificio del
Archivo de Bogotá, como un centro para la conservación de la memoria de la
ciudad. Aunque Bogotá tuvo la desgracia de perder casi totalidad de su acervo
documental a causa de incendios sucedidos en 1786 y 1900 y a la eliminación
indiscriminada de documentos durante casi todo el siglo XX, existe una memoria
documental que es necesario recuperar, conservar, divulgar y servir, con el
propósito de promover el conocimiento y el fortalecimiento de la identidad de
ciudad.
Con la construcción del Archivo y su puesta en
servicio, la administración de la ciudad cumple con lo que manda la
Constitución Política de Colombia, la Ley General de Archivos, y el Plan de
Desarrollo, con sus conceptos esenciales de fortalecer la transparencia
administrativa, sustentar la rendición de cuentas y garantizar la conservación
y difusión de la memoria institucional y patrimonial.
Es así que Bogotá cuenta hoy en día con un archivo
especializado en guardar la memoria de la ciudad, evitando la pérdida de
información y llevando la gestión documental de manera ordenada en todas las
entidades del orden distrital.
El diseño del edificio del Archivo de Bogotá fue seleccionado por concurso y el ganador fue el arquitecto Juan Pablo Ortiz. Este edificio es de 7 pisos, cuenta con 56 depósitos para guardar la documentación por 50 años, 23 fondos son de carácter histórico.
En el recorrido que hicimos encontramos en el edificio:
Aquí los usuarios pueden consultar la documentación en los computadores estacionarios, para poder buscar cualquier documento hay que tener en cuenta la claridad de la docuemntación que se va a buscar.
- ÁREA DE MANTENIMIENTO Y LIMPIEZA
Se extrae el polvo de los documentos con unas aspiradoras tipo industrial, se hace folio por folio, el polvo se retira con una brocha de cerdas suave.
Ya que el papel contiene celulosa esto hace que se incremente insectos y roedores que se comen el papel.
Se hace una separación de los documentos que tienen ataque biológico, como manchas cafés manchas moradas, insectos como tomando el sol, esta docuementaciòn se transfiere al laboratorio.
- Monitoreo Factores Ambientales
Tenemos que tener en cuenta cual de estos factores deterioran la docuementaciòn:
-
Luz
- Temperatura
- Humedad
- Carga de Polvo
- Carga Microbiana
Para evitar que los documentos se deterioren tenemos que saber los rangos determinados.
Para conservar los documentos tenemos:
Luz artificial : Luz halógena
Humedad : Desmodificador
Carga de polvo y carga microbiana se hace saneamiento ambiental y fumigaciones periódicas.
2. SANEAMIENTO DOCUMENTAL
Se toman muestras se hacen cultivos se encuban que se reproduzcan para determinar que tipo de hongos o bacterias atacan la docuementaciòn.
El Autoclaf: es un recipiente metálico de paredes gruesas con un cierre hermético que permite trabajar a alta presión para destruir los microorganismos que no vayan afectar nuestra salud.
Si hay un deterioro documental bajo de un 25% en las primera y última páginas y en las pastas se pone en una cámara 24-48 horas.
Si es de un 25-75% el saneamiento es puntual osea que con un desinfectante y un isopo se pasa folio por folio, este desinfectante esta diseñado para el documento no se retira la tinta.
Es lavar planos, reemplazar las áreas faltantes de los documentos.
Encuadernar.
Fijar la pasta natural.
Tener en cuenta las características de la pasta, siempre se va a tratar de recuperar.
Tipos de Pasta:
La encuadernación más durable es capta o codex.
Rustica
Capta o codex
Cartone
Papel Marmolado
Tapa blanda
Percalina
Dorado
Lo que son fotografías y planos son documentos.
En esta área se elaboran en dobleces con materiales ideales cajas, carpetas sobres de un cartón desipicado que tiene un ph neutro igual a 7 muy alcalino, tiene una durabilidad de 300 años, soportan 7kilos de peso.
Área de Intervenciones
1. Preparación del documento para reprografía pase a escàner.
Se quitan ganchos, grapas, cintas adhesivas para lavar, se sumerge como la tinta es disoluble en agua.
Se hace este lavado en agua natural para quitar manchas, grasa pegante, después se sea en rejillas a temperatura ambiente y por último se pasa en la prensa hidráulica para quitar arrugas, dobleces.
Cámara humectaciòn aquí el agua sale a vapor le quita manchas al documento.
2. Restauración
1. intervención del documento 2. Se limpia
3. se realizan las medidas correctivas
Se unen rasgaduras dependiendo del soporte del documento, se hace injertos para unir las piezas faltantes.
Tambien se hace la restructuraciòn cromática del documento pintando el documento de forma similar a su contexto natural mediante la técnica de puntillismo.
3.Conservación
Para este fin se realilizan acciones como adecuación de espacios para el almacenaje de los documentos (temeatura, luz, humedad); como tambien de otras formalidades tecnicas para la manipulación de los documentos como los materiales a utilizar para las cajas o carpetas de almacenamiento.
Otras medidas utilizadas para guardar información de los documentos son las realizadas es en escaneres y otros equipos, los cuales permiten microfilmar la información o/y sistematizarla para no deteriorar más los documentos originales.
Reprografía es tomar una copia de documento es una técnica de conservaciòn de los documentos.
Tener la documentaciòn digitalizada para prestar al usuario una copia.
Para digitalizar se toma: Escàner
Planos
Fotografía
Documento normal.
La microfilmaciòn son cintas de sales de plata de 1m.
Ventajas de la Microfilamaciòn
- Perdurabilidad: tiene una duración de 100 años.
- Tiene mérito probatorio como prueba documental.
- Optimizaciòn en el espacio: tiene una capacidad de 2800 fotogramas (es una fotico de cada folio del documento).
Desventaja de la Digitalizaciòn
- Es altamente vulnerable.
1. Cámara Rotativa
Funciona como un escàner tiene una capacidad de 500 fotos pero tiene una desventaja y es que es susceptible de atasco de papel.
2. Cámara
Lectores se reproducen el fotograma en una visión para el hombre.
3. Copiadores de sala de planta
Permite sacar una copia a la cinta.
Es donde se guardan los archivos tiene forma rectangular tiene 56 depósitos de los cuales 18 depósitos se encuentran desocupados.
Condiciones ambientales:
40% humedad relativa
Temperatura 14-18 grados
Conservación ideal:
- Sensores de movimiento
- Evita el uso de interruptores
- Sensores de humo
La estantería es rodante para la optimizaciòn del espacio.
Encontramos:
Libros
Estantería para planotecas
Docuementaciòn audiovisual
Catalogación de las cajas:
Catalogación Carpetas:
El Archivo de Bogotá presta los servicios de:
- Auditorio y Aulas
- Sala de Exposiciones
- Consulta En Sala
- Referencia General y Especializada
- Servicio de Digitalización
- Servicio de Reserva
- Expedición de Certificados de Inhumación
